Удостоверение решения органа управления юридического лица

Статья 67.1 Гражданского кодекса Российской Федерации предусматривает необходимость подтверждать принятие общим собранием участников хозяйственного общества решения и состава участников, присутствующих при его принятии, различными способами, один из которых – нотариальное удостоверение.

Принятие общим собранием хозяйственного общества решения и состава участников, присутствующих при его принятии, подтверждаются путем нотариального удостоверения только в отношении непубличного акционерного общества, а также общества с ограниченной ответственностью.

На общества, состоящие из одного участника или одного акционера, положения данной статьи не распространяются.

Лицо, которое может обратиться к нотариусу с просьбой о совершении указанного нотариального действия, определяется нормами, регулирующими порядок созыва общего собрания общества. Данное лицо, обращаясь к нотариусу, указывает точную дату, время и место проведения собрания, а также предъявляет нотариусу:

- устав общества;

- документы, подтверждающие, что обратившееся лицо может быть заявителем по данному нотариальному действию (решение или протокол о назначении или избрании исполнительного органа, совета директоров, судебное решение и т.д.);

- иные внутренние документы, регламентирующие порядок созыва и проведения собрания, если такие предусмотрены уставом и утверждены (п. 5 ст. 49 Закона об АО, п. 1 ст. 37 Закона об ООО);

- список участников (для обществ с ограниченной ответственностью, в соответствии со ст. 31.3 Закона об ООО);

- список лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров (для непубличных акционерных обществ, в соответствии со ст. 51 Закона об АО);

- решение уполномоченного лица или решение органа управления юридического лица о проведении собрания или заседания и об утверждении соответствующей повестки дня;

- информацию о наличии корпоративного договора (с 01 сентября 2014 года п. 4 ст. 67.2 ГК РФ), договора об осуществлении прав участников (до 01 сентября 2014 года п. 3 ст. 8 Закона об ООО), акционерного соглашения (до 01 сентября 2014 года ст. 32.1 Закона об АО).

Заявителю разъясняется, что участники (акционеры) общества должны присутствовать на собрании с документами, удостоверяющими их личность, представители участников (акционеров), кроме того, должны иметь документы, подтверждающие их полномочия: доверенности или иные документы, подтверждающие статус законного представителя.

Нотариус (лицо, временно исполняющее обязанности нотариуса) лично присутствует на собрании. Данное действие может быть совершено и в помещении нотариальной конторы, если это указано в извещении участникам (акционерам) и не запрещено уставом общества, а также в случае присутствия на собрании всех участников (акционеров).

Нотариус по согласованию с заявителем выбирает оптимальный способ фиксации информации о составе участников, полномочиях представителей, информации о вопросах, рассматриваемых на собрании, принятых по указанным вопросам решениях и о лицах, голосовавших при принятии указанных решений: в письменном виде или с использованием технических средств (видеозапись, аудиозапись) или сочетание различных способов фиксации.

Нотариус устанавливает личность участников (акционеров), присутствующих на собрании и их представителей. Личность устанавливается по документу, удостоверяющему личность. Доверенность, выданная участником (акционером), должна быть удостоверена нотариально (ч. 2 п. 2 ст. 37 Закона об ООО, ст. 57 Закона об АО). Доверенность от имени юридического лица может быть оформлена в соответствии с п. 4 ст. 185.1 ГК РФ.

Нотариус проверяет наличие кворума для принятых заявленных в повестке дня решений. Принятие решений по вопросам, не включенных в повестку дня (за исключением случая, когда в собрании приняли участие все участники (акционеры) общества), при отсутствии необходимого кворума или по вопросам, не относящимся к компетенции собрания, ничтожно, удостоверять принятие таких решений нотариус не вправе.

Нотариус не проверяет соблюдение порядка созыва собрания или заседания органа управления юридического лица.

Данное нотариальное действие является удостоверением двух фактов:

- принятие общим собранием хозяйственного общества решения,

- состав участников, присутствовавших при его принятии.

Свидетельствование подлинности подписи на протоколе общего собрания хозяйственного общества не является удостоверением данных фактов. При этом, возможность свидетельствования подлинности подписи участников на протоколе общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью может быть установлена самими участниками в качестве альтернативного способа подтверждения достоверности принятого решения в соответствии с п.п.3 п.3 ст. 67.1 ГК РФ.

Если результаты голосования известны с момента окончания собрания, то нотариус в максимально короткий срок выдает свидетельство об удостоверении принятия общим собранием участников хозяйственного общества решений и состава участников, присутствовавших при его принятии.  В свидетельстве указывается только принятые решения на собрании, включенные в повестку дня. Свидетельство изготавливается в двух экземплярах, один из которых хранится в делах нотариуса.